บทนำ
ในโลกของธุรกิจโลจิสติกส์ ความเร็ว ความแม่นยำ และความคุ้มค่า คือสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังมากที่สุด แต่ปัจจุบันบริษัทโลจิสติกส์ SME ไทยจำนวนไม่น้อยยังคงทำงานด้วยวิธี Manual เช่น ใช้ Excel วางแผน ใช้ไลน์กลุ่มติดตามงาน หรือทำเอกสารใบรับ–ใบส่งด้วยกระดาษ แม้จะดูเหมือน “พอไปได้” แต่จริงๆ แล้วการทำงานแบบนี้กำลังสร้างปัญหาที่มองไม่เห็น และเป็นต้นเหตุให้ธุรกิจไม่สามารถเติบโตได้ในระยะยาว
ลองนึกภาพบริษัทที่ทำงานทุกอย่างด้วยมือ → งานล่าช้า → ข้อมูลไม่ตรง → ต้นทุนรั่วไหล → คนเก่งทำงานหนักเกิน → ลูกค้าเริ่มไม่มั่นใจ → สุดท้ายธุรกิจเดินไปไม่ถึงฝั่งฝัน ทั้งหมดนี้เกิดจากสิ่งเดียว คือ “การทำงานแบบไม่เป็นระบบ”
ปัญหาของการทำงานแบบ Manual
1. ต้นทุนรั่วไหลโดยไม่รู้ตัว
หลายบริษัทไม่สามารถรู้ได้เลยว่าทริปหนึ่งกำไรหรือขาดทุน เพราะต้นทุนถูกบันทึกแบบกระจัดกระจาย เช่น
-
ค่าน้ำมันบันทึกไม่ตรงกับระยะทางจริง
-
ค่าใช้จ่ายจิปาถะ เช่น ทางด่วน เบี้ยเลี้ยง เบิกเกินจริงโดยตรวจสอบยาก
-
ไม่มีตัวเลขเปรียบเทียบรายได้กับต้นทุนในแต่ละทริป
- การให้โควต้าน้ำมันตามระยะทางที่คิดว่าแม่นก็ถูกหลอกโดยทีมงานที่ให้โควต้าระยะทางเกินจริง
ผลลัพธ์คือ บริษัทวิ่งงานแทบทุกวัน แต่สุดท้ายไม่รู้ว่าที่วิ่งนั้น “คุ้ม” หรือ “ขาดทุน”
2. พนักงานเอาเปรียบได้ง่าย
การทำงานแบบ Manual เปิดช่องให้เกิดการโกงและการปกปิดข้อมูล เช่น
-
ใบงานไม่ตรงกับของจริง
-
เอกสารถูกแก้ไขได้ง่าย
-
การรายงานขึ้นอยู่กับความซื่อสัตย์ของพนักงาน
หลายเจ้าของกิจการเจอปัญหานี้แล้วกุมขมับ เพราะไม่รู้ว่าข้อมูลไหนจริง ข้อมูลไหนถูกปรับแต่ง
3. งานขึ้นอยู่กับ “คนเก่ง” เพียงไม่กี่คน
ในระบบ Manual ข้อมูลสำคัญมักอยู่ในหัวของพนักงานบางคน เช่น หัวหน้าแผนกหรือพนักงานที่มีประสบการณ์สูง เมื่อเขาลาออกหรือหยุดงาน ทุกอย่างก็หยุดตามทันที เกิดภาวะ “งานสะดุดทั้งบริษัท” และทำให้ธุรกิจเสี่ยงต่อการล่มได้ง่าย
4. ลูกค้าไม่มั่นใจในบริการ
ลูกค้าในยุคนี้ต้องการความชัดเจน เช่น “สินค้าถึงไหนแล้ว” หรือ “รถจะถึงกี่โมง” แต่ถ้าบริษัทต้องโทรถามหลายฝ่ายก่อนถึงจะตอบได้ ลูกค้าจะรู้สึกว่าบริษัทขาดความเป็นมืออาชีพ และมีโอกาสสูงที่จะย้ายไปหาคู่แข่งที่ทำงานแบบมีระบบมากกว่า
ประโยชน์ของการทำงาน “เป็นระบบ”
เมื่อบริษัทโลจิสติกส์ SME เริ่มทำงานแบบเป็นระบบ จะเห็นความเปลี่ยนแปลงชัดเจนในหลายด้าน
-
ควบคุมต้นทุนได้จริง
ระบบจะช่วยคำนวณรายได้–ค่าใช้จ่ายของแต่ละทริปโดยอัตโนมัติ ทำให้รู้ทันทีว่างานไหนกำไร งานไหนขาดทุน -
ลดการรั่วไหลและป้องกันการโกง
ทุกข้อมูลถูกบันทึกและตรวจสอบได้ เช่น ค่าใช้จ่าย ค่าน้ำมัน หรือเส้นทางรถ ทำให้พนักงานไม่สามารถบิดเบือนตัวเลขได้ง่าย -
กระจายความรู้ ไม่ผูกขาดที่คนเดียว
ข้อมูลการทำงานถูกเก็บไว้ในระบบกลาง ไม่ว่าจะใครเข้ามาทำงานก็สามารถรับช่วงต่อได้ทันที ไม่ต้องพึ่ง “คนเก่ง” เพียงไม่กี่คน -
ลูกค้าได้รับบริการที่มั่นใจ
บริษัทสามารถแจ้งสถานะงานได้แบบ Real-time เพิ่มความโปร่งใส และทำให้ลูกค้าเชื่อมั่นมากขึ้น -
พร้อมต่อการขยายธุรกิจ
การมีระบบคือการวางรากฐานที่มั่นคง เมื่อมีลูกค้าเพิ่ม หรือรถเพิ่ม บริษัทก็ยังบริหารจัดการได้อย่างราบรื่นและรู้วิธีแก้ไขปัญหาจากระบบ
ตัวอย่างจริงที่ SME โลจิสติกส์เจอ
-
บริษัทหนึ่งยังใช้ Excel จัดทริป พบว่ารถวิ่งเส้นทางซ้ำซ้อนกันมากกว่า 20% โดยไม่รู้ตัว ทำให้สิ้นเปลืองน้ำมันเดือนละหลายหมื่นบาท
-
อีกบริษัทหนึ่งพนักงานเบิกค่าน้ำมันเกินจริงทุกเดือน บริษัทไม่สามารถตรวจสอบได้ชัดเจน จนสุดท้ายเจ้าของธุรกิจต้องเปลี่ยนระบบใหม่ทั้งหมด
-
มีหลายบริษัทที่ต้องเสียลูกค้าไป เพราะตอบคำถามง่ายๆ อย่าง “รถอยู่ไหนและจะมาถึงคลังกี่โมง” ไม่ได้
ทั้งหมดนี้ไม่ใช่เพราะเจ้าของธุรกิจไม่เก่ง แต่เพราะ “ขาดระบบ” ที่ช่วยบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ
ถึงเวลาแล้วที่ SME โลจิสติกส์ไทยต้องเปลี่ยน
ธุรกิจโลจิสติกส์เป็นธุรกิจที่แข่งขันสูง ใครทำงานเร็วกว่า ถูกกว่า โปร่งใสกว่า คือผู้ชนะ การทำงานแบบ Manual อาจเคยใช้ได้เมื่อ 10 ปีก่อน แต่ในวันนี้มันไม่เพียงพอแล้ว
ทุกบริษัทโลจิสติกส์ SME ไทย ควรเริ่มทำงานแบบเป็นระบบตั้งแต่วันนี้ ไม่จำเป็นต้องรอให้โตใหญ่ ไม่จำเป็นต้องรอให้เจอปัญหาหนักก่อน ยิ่งเริ่มเร็ว ยิ่งปิดรูรั่วของธุรกิจได้เร็ว และยิ่งทำให้ธุรกิจโตอย่างมั่นคงในอนาคต
✦ สรุปสั้นๆ
-
Manual = ต้นทุนรั่วไหล / พนักงานเอาเปรียบ / ลูกค้าไม่มั่นใจ / โตต่อไม่ได้
-
ทำงานแบบระบบ = ควบคุมต้นทุน / ลดการโกง / กระจายความรู้ / ลูกค้ามั่นใจ / ธุรกิจพร้อมโต
คุณจะเลือกให้ธุรกิจเดินต่อไปแบบ “เสี่ยง” หรือ “มั่นคง” อยู่ที่การตัดสินใจตั้งแต่วันนี้
ติดต่อทีมผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อทดลองใช้งาน
หรืออ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบ TMS ได้ที่ www.treasureinnovation.com
เพราะเราเชื่อว่า… กำไรที่มั่นคง เริ่มต้นจาก “การรู้ทันต้นทุนทุกอย่างชัดเจน”
ติดต่อ Treasure Innovation เพื่อทดลองใช้งานระบบ TMS (โปรแกรมขนส่ง)
ติดต่อ Treasure Innovation เพื่อทดลองใช้งานระบบ TMS (โปรแกรมขนส่ง)
เว็บไซต์: www.treasureinnovation.com
อีเมล: support